Zaświadczenie z ZUS można sprawdzić online

Nowe zasady liczenia stażu pracy. Zaświadczenie z ZUS można sprawdzić online

Pracodawcy mogą już przez internet sprawdzić autentyczność zaświadczeń z ZUS-u wydawanych na wniosek USP złożony przez pracownika w celu doliczenia okresów do stażu pracy. Weryfikacja dokumentu jest możliwa na stronie internetowej ZUS, dzięki czemu firmy mogą szybko sprawdzić, czy przedstawione zaświadczenie jest prawdziwe.

Od 1 stycznia 2026 r. osoby zatrudnione w jednostkach sektora finansów publicznych mogą zwrócić się do pracodawcy o doliczenie do stażu pracy innych okresów aktywności zawodowej niż te wykonywane na podstawie umowy o pracę. Nowe przepisy będą miały zastosowanie do pozostałych pracodawców od 1 maja 2026 r. - informuje Krystyna Michałek, regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa kujawsko-pomorskiego.

ZUS przygotował dla pracodawców narzędzie umożliwiające potwierdzenie autentyczności elektronicznych zaświadczeń, o których wydanie wystąpił pracownik do ZUS-u na formularzu USP. Należy jednak pamiętać, że narzędzie to nie umożliwia weryfikacji zaświadczeń wydawanych przez ZUS na podstawie innych wniosków, np. składanych na formularzu US-7.

Aby zweryfikować zaświadczenie, należy wejść na stronę zus.pl, kliknąć kafelek „Wyszukiwarki i usługi”, a następnie wybrać link

Usługa potwierdzania autentyczności zaświadczeń o podleganiu ubezpieczeniom lub opłacaniu składek, będącego odpowiedzią ZUS na wniosek USP (usługa na portalu eZUS).

Weryfikacja elektronicznego zaświadczenia krok po kroku

1.       Pracownik:

a.       pobiera ze swojego konta w eZUS zaświadczenie (plik o nazwie „usp‑zas‑a” lub „usp‑zas‑r” z rozszerzeniem „.pdf”),

b.       udostępnia je pracodawcy w formie elektronicznej (np. przesyła mejlem albo przynosi na dysku USB).

2.       Pracodawca:

a.       zapisuje plik na dysku,

b.       otwiera podstronę „Weryfikacja zaświadczenia”

c.       klika w link [Kliknij tutaj, aby dodać plik] i wybiera właściwy plik zapisany na dysku komputera lub przeciąga plik na wskazane pole.

3.       Usługa zwraca wynik:

a.       „Zaświadczenie zostało pomyślnie zweryfikowane” – taki komunikat oznacza, że 
w bazie ZUS znajduje się zaświadczenie o treści identycznej z tą w przesłanym pliku,

b.       „Zaświadczenie zostało zweryfikowane jako nieprawidłowe” – taki komunikat oznacza, że w bazie ZUS nie ma zaświadczenia o identycznej treści.

Przyczyną nieprawidłowości podczas weryfikacji może być m.in. zmiana treści zaświadczenia. 
Aby wyjaśnić taką sytuację, pracownik, którego dotyczy dokument, powinien zgłosić się osobiście do placówki ZUS albo umówić się na e-wizytę.

Duże zainteresowanie zaświadczeniami z ZUS

W pierwszym kwartale 2026 r. do ZUS wpłynęło aż 587 tys. wniosków o wydanie zaświadczenia
o ubezpieczeniu w celu doliczenia okresów do stażu pracy. Ponieważ Zakład ma 7 dni roboczych na rozpatrzenie takiego wniosku, proces został w dużej mierze zautomatyzowany. W tym czasie ZUS wydał blisko 1 mln zaświadczeń.

Krystyna Michałek

regionalna rzeczniczka prasowa ZUS

w województwie kujawsko-pomorskim